Знакомая картина: в команде пять человек, а как принимается заявка, знает только руководитель. Новичок спрашивает одно и то же, ошибки повторяются, а в отпуск уйти нельзя — без вас процесс встаёт.
Регламент — это короткий документ о том, кто, что, в каком порядке и за какой срок делает в процессе. Писать его с нуля долго, поэтому обычно его не пишут вовсе. С нейросетью это занимает вечер: вы рассказываете процесс своими словами, чат превращает рассказ в регламент, рисует схемы и собирает PDF. Ниже — промпты для каждого шага. Данные в квадратных скобках меняйте на свои.
| Регламент в голове | Регламент в документе | |
|---|---|---|
| Новичок | Объясняете устно каждому | Входит в работу сам |
| Ошибки | Повторяются | Описаны, и понятно, как их избежать |
| Ответственность | Размыта | Понятно, кто что делает |
| Сроки | У каждого свои | Есть шаги и сроки |
| Передать задачу | Нельзя | Можно: процесс живёт без автора |
Из чего состоит хороший регламент
Длина регламента не главное. Рабочий регламент — это одна-две страницы и пять частей:
- Цель процесса одним предложением: зачем он нужен и как понять, что он сработал.
- Роли и ответственность — таблица: роль и за что она отвечает. Роль, а не фамилия: люди меняются.
- Шаги по порядку — номер, действие глаголом, кто делает, срок, результат шага.
- Типичные ошибки — 3–5 мест, где обычно ломается, и как этого избежать.
- Чек-лист — 5–8 пунктов, которые сотрудник проверяет перед тем, как закрыть задачу.
С какого процесса начать
Не пытайтесь описать всю компанию за раз. Первым берите процесс, который подходит хотя бы под два признака: повторяется чаще раза в неделю, ошибка в нём стоит денег или клиента, его знает только один человек.
| Процесс | Почему стоит описать |
|---|---|
| Приём заявки | Первая точка контакта, потерянная заявка — потерянный клиент |
| Работа с жалобой или возвратом | Ошибка стоит отзыва и денег, решать надо одинаково |
| Открытие и закрытие смены | Повторяется каждый день, легко забыть пункт |
| Первый день новичка | Снимает с руководителя десяток одинаковых разговоров |
| Ответ на отзыв | Публичный, тон должен быть общим для всех |
| Отгрузка или выдача заказа | Ошибка видна клиенту сразу |
Как собрать регламент в СуперИнтеллекте
Вся работа идёт в одном чате: текст, проверка, схемы и PDF. Картинки схем рисует модель изображений, файл PDF собирает инструмент выполнения кода — их чат вызывает сам. Порядок такой:
- Расскажите процесс. Если сложно сразу описать его связно, начните с промпта-интервью: чат задаст вопросы по одному. Можно отвечать голосом.
- Получите текст регламента промптом 1.
- Проверьте глазами новичка — промпт проверки находит шаги без срока и двусмысленные слова.
- Нарисуйте схемы промптом 2.
- Оформите страницы промптом 3 и соберите PDF промптом 4. Или сверстайте PDF сразу из текста — это надёжнее для документа с таблицами.
- Положите регламент в базу знаний агента-наставника, чтобы новички спрашивали его, а не вас.
Промпт 0. Интервью: если процесс трудно описать сразу
Большинство руководителей знают процесс, но не могут изложить его по порядку с ходу. Пусть чат вас расспросит, а пересказ процесса потом вставьте в промпт 1 в строку «Как делается сейчас».
Помоги мне описать рабочий процесс для регламента. Процесс: [название процесса].
Задавай вопросы по одному и жди ответа: кто начинает процесс, что
на входе, какие шаги по порядку, кто за какой шаг отвечает, сколько
времени занимает каждый шаг, где чаще всего ошибаются, чем процесс
заканчивается. Не больше 10 вопросов.
Когда вопросы закончатся, перескажи процесс списком своими словами
и спроси, всё ли верно. Регламент пока не пиши.Промпт 1. Текст регламента
Ты — методист, который пишет регламенты для малого бизнеса. Мне нужен рабочий регламент для сотрудников.
Процесс: [название процесса]
О компании: [ниша, размер команды, каналы, инструменты]
Как делается сейчас: [своими словами: кто что делает, в каком порядке, где чаще всего ошибаются]
Составь регламент в таком виде:
1. Цель процесса в одном предложении.
2. Кто участвует и за что отвечает (таблица: роль, зона ответственности).
3. Шаги по порядку: номер, действие, кто делает, срок, результат шага.
4. Типичные ошибки и как их избежать (3–5 пунктов).
5. Чек-лист проверки перед завершением (5–8 пунктов).
Пиши коротко, глаголами, без воды. Если данных не хватает, сначала задай до 5 уточняющих вопросов. Не выдумывай сроки и роли, которых нет в моём описании: помечай такие места как «уточнить».Пример: регламент «Приём заявки на ремонт техники»
О компании: Сервисный центр, 5 человек: 2 администратора, 2 мастера, руководитель. Заявки — по телефону и в Telegram, учёт в CRM.
Цель: Каждая заявка за один рабочий день проходит путь от звонка до согласованной цены, и клиент знает, что происходит с его техникой.
| Роль | Зона ответственности |
|---|---|
| Администратор | Принимает заявку, заводит карточку в CRM, согласует цену и сообщает клиенту о готовности |
| Руководитель | Назначает мастера и решает спорные случаи |
| Мастер | Проводит диагностику, пишет акт, ремонтирует после согласования |
| № | Действие | Кто делает | Срок | Результат |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Принять заявку, записать модель и неисправность словами клиента | Администратор | 15 мин | Карточка в CRM |
| 2 | Назначить мастера | Руководитель | 1 час | Мастер указан в карточке |
| 3 | Провести диагностику и написать акт | Мастер | 1 рабочий день | Акт и цена в карточке |
| 4 | Согласовать цену с клиентом | Администратор | в день диагностики | Согласие письменно в чате |
| 5 | Отремонтировать | Мастер | уточнить | Отметка «готово» |
| 6 | Сообщить клиенту о готовности | Администратор | 1 час | Сообщение отправлено |
| Ошибка | Как избежать |
|---|---|
| Ремонт начат без согласия на цену | Мастер не берёт технику в работу, пока в карточке нет письменного согласия |
| Неисправность записана словами администратора | Пишем дословно, как сказал клиент: «не включается после падения» |
| Клиент узнаёт о готовности сам, позвонив | Сообщение о готовности — отдельный шаг со сроком |
Чек-лист перед закрытием заявки:
- В карточке есть телефон клиента
- Модель и неисправность записаны
- Мастер назначен
- Акт диагностики приложен
- Цена согласована письменно
- Клиенту сообщили о готовности
Обратите внимание на срок ремонта: в рассказе руководителя его не было, и регламент честно говорит «уточнить», а не придумывает «3 дня».
Проверка: регламент глазами новичка
Отправьте этот промпт в тот же чат сразу после регламента. Чат видит документ целиком и находит места, на которых новый сотрудник споткнётся.
Проверь регламент выше как новый сотрудник, который
впервые видит этот процесс.
1. Найди шаги, после которых непонятно, что делать дальше.
2. Найди шаги без ответственного или без срока.
3. Найди слова, которые можно понять двумя способами
(«быстро», «по возможности», «как обычно»).
4. Выпиши все места с пометкой «уточнить» отдельным списком.
Ответ — таблица: шаг / что не так / как исправить.
Сроки и роли сам не придумывай.Промпт 2. Схемы
Схема процесса читается быстрее текста: её вешают на стену и открывают с телефона.
Нужны схемы для регламента «[название процесса]». Сделай 3 отдельные иллюстрации:
1. Путь процесса по шагам: блоки со стрелками слева направо.
2. Роли и ответственные: кто за что отвечает.
3. Ошибки и правильный результат: слева «как не надо», справа «как надо».
Стиль: плоская векторная графика, белый фон, два фирменных цвета [цвета], крупные подписи на русском языке, формат 4:3. Весь текст на схемах бери дословно из регламента ниже, ничего не придумывай и не сокращай названия.
Регламент: [вставь текст из промпта 1]Промпт 3. Страницы
Оформи регламент «[название процесса]» в виде страниц для печати и телефона. Каждая страница отдельным изображением.
Параметры:
— текст страницы: [вставь нужный блок регламента]
— шрифт: [например, Onest или аналог без засечек]
— фирменные цвета: [цвета]
— стиль: [например, строгий, много воздуха, иконки линиями]
— формат: вертикальный 3:4
— расположение: заголовок сверху, шаги блоками, внизу чек-лист
Все страницы делай в одном стиле, текст на русском, без ошибок в словах. Схемы из промпта 2 вставляй на нужные страницы.Промпт 4. Сборка в PDF
Собери готовые страницы по порядку в один PDF-файл. Порядок: [перечисли страницы]. Формат A4, вертикальный, без полей. Верни файл для скачивания.Страницы-картинки хороши для памятки на телефоне. Для документа с таблицами, который будут печатать и обновлять, надёжнее другой путь: попросить чат сверстать PDF прямо из текста. Буквы в таком файле не генерируются, а набираются шрифтом, поэтому ошибок в словах не бывает, а текст можно выделить и найти поиском.
Сверстай регламент выше в PDF-файл формата A4 для печати.
Текст бери дословно, ничего не сокращай и не переписывай.
Сверху — название процесса и дата версии [дата].
Роли и шаги — таблицами, чек-лист — пунктами с пустыми квадратами.
Шрифт без засечек, основной цвет [цвет], поля 15 мм.
Схемы, которые я приложил к сообщению, вставь после таблицы шагов.
Верни файл для скачивания.Агент-наставник: новичок спрашивает его, а не вас
Готовый регламент работает сильнее, если с ним можно поговорить. Загрузите PDF регламентов в базу знаний и создайте агента с инструкцией ниже. Новичок пишет «что делать, если клиент не согласен с ценой», а агент отвечает шагом из регламента и называет ответственного. Подробнее — в гайдах о базе знаний из чата и обучении и онбординге сотрудников с ИИ-наставником.
Ты — наставник новых сотрудников компании [название].
Отвечаешь только по регламентам из базы знаний.
На вопрос «как сделать…» называешь регламент, шаг, кто
отвечает и срок — дословно из документа.
Если в регламентах ответа нет, так и говоришь и советуешь
спросить [кого: руководителя, старшего администратора].
Сроки, суммы и правила от себя не придумываешь.
Отвечаешь коротко, по-русски, на «ты».- Раздел «Базы знаний» → создайте базу «Регламенты» и загрузите в неё PDF.
- Раздел «Агенты» → «Создать агента» → вставьте инструкцию выше и подключите базу «Регламенты».
- Дайте ссылку на агента новым сотрудникам. Обновили регламент — замените файл в базе, агент сразу отвечает по новой версии.
Частые ошибки
| Ошибка | Как надо |
|---|---|
| Регламент на десять страниц | Один процесс — один регламент на 1–2 страницы |
| Фамилии вместо ролей | «Администратор», а не «Оля»: люди меняются, роли остаются |
| Сроки придуманы нейросетью | Все сроки и роли — ваши; где не знаете, оставьте «уточнить» и решите сами |
| Шаги без результата | У каждого шага видимый итог: карточка, акт, сообщение |
| Длинный текст на картинке | На схемах только короткие подписи, полный текст — в PDF |
| Написали и забыли | Дата версии в шапке и пересмотр, когда процесс меняется |
Сколько это стоит
Текст регламента, интервью и проверка в чате обычно стоят несколько нейронов. Каждая схема или страница-картинка в зависимости от модели — примерно 4–8 нейронов, поэтому три схемы и четыре страницы — около 30–60 нейронов. Точная цена модели видна до запуска.
Совет напоследок: проверьте итоговый текст глазами. Сроки и роли ИИ может додумать, а в хорошем регламенте они должны быть вашими. Когда регламентов станет несколько, посмотрите гайд об автоматизации бизнес-процессов с ИИ.
Частые вопросы
Можно ли написать регламент нейросетью бесплатно?
Да. В СуперИнтеллекте при регистрации дают 100 нейронов, текст регламента и проверка стоят несколько нейронов, остального хватит на схемы.
Чем регламент отличается от должностной инструкции?
Должностная инструкция описывает человека: что входит в обязанности роли. Регламент описывает процесс: в каком порядке несколько ролей проходят его от начала до конца.
Не выдумает ли нейросеть правила, которых у нас нет?
Может, если не запретить. Поэтому в промпте 1 есть строка «не выдумывай сроки и роли» и пометка «уточнить», а промпт проверки выписывает все такие места отдельным списком.
Почему на схемах бывают ошибки в словах?
Модели изображений рисуют буквы, а не набирают их. Короткие подписи выходят чисто, длинный текст — нет. Держите на схемах только названия шагов, а полный текст собирайте в PDF из текста.
Как часто обновлять регламент?
Когда меняется процесс, и хотя бы раз в полгода. Дата версии в шапке показывает, насколько документ свежий; новую версию достаточно заменить в базе знаний агента-наставника.
Можно ли загрузить существующие инструкции?
Да. Приложите документ или скриншоты к сообщению в чате и попросите привести их к структуре из промпта 1: цель, роли, шаги, ошибки, чек-лист.
